Cinque mosse per una buona programmazione finanziaria: come gestire al meglio i flussi di cassa.
L’importanza di una buona pianificazione finanziaria
Una corretta gestione finanziaria è fondamentale per ogni attività, sia in fase di avvio sia in fase di gestione corrente, che l’azienda goda di buona salute o che sia in sofferenza finanziaria serve un controllo efficiente ed efficace.
Esistono delle regole di base da applicare per una corretta gestione, vediamo di seguito quali sono:
1. Obbiettivi finanziari chiari e definiti.
Questa operazione non è in capo all’ufficio amministrativo.
Ebbene sì, la programmazione finanziaria non è solo compito di chi gestisce a livello operativo il denaro, ma parte molto prima.
La Direzione aziendale deve rispondere alla domanda: quali sono gli obbiettivi nel breve medio periodo rispetto ai flussi di cassa?
Questo dipende dalla strategia in corso: mantenimento, ristrutturazione, ampliamento, miglioramento processi produttivi, ecc.
2. Responsabilità e gruppo di lavoro.
La Direzione deve poi assegnare la responsabilità di gestione e supervisione di ogni fase del processo a chi ne ha le competenze all’interno dell’azienda.
Una volta definiti i responsabili delle varie fasi del processo è necessario identificare anche tutte le altre figure che dovranno essere coinvolte per lo sviluppo del progetto stesso.
Al gruppo va quindi comunicato in modo chiaro ed esaustivo:
a. quali sono gli obbiettivi dell’azienda (preservare uno stock di liquidità, migliorare la gestione dei fidi bancari, ottimizzare la gestione finanziari per l’approvvigionamento e la gestione del magazzino, ecc)
b. quali sono i motivi del loro coinvolgimento (know how, capacità particolari, conoscenza del prodotto/processo, ecc)
c. in che modo ciascun membro del gruppo può partecipare al raggiungimento dell’obbiettivo (ottimizzazione tempi di produzione, parti di prodotto o processo, ecc.)
3. Diagnosi.
Ora che i ruoli sono stati definivi il passo successivo è fare la diagnosi della situazione attuale dell’azienda con lo scopo di rilevare punti forti e criticità della stessa.
Andranno quindi verificati:
- procedute interne
- carichi di lavoro delle risorse
- strumenti (informatici e non) utilizzati
- documentazione e reportistica
L’obbiettivo è di avere ben chiara la posizione di partenza, per poter ridisegnare i processi al fine di ottenere la situazione desiderata. Passando dal “as is” al “to be”.
4. Progettare la rotta.
Il gruppo è formato, abbiamo la situazione di partenza e il nostro obbiettivo è chiaro e definito. Come arrivarci? Con l’innovazione.
Innovazione di processo in questo caso, apportando le migliorie alle criticità rilevate in modo da raggiungere il “to be”.
Il flusso di informazioni dovrà passare attraverso la redazione di reportistica contenente almeno:
- situazione con cassa e banca
- crediti in essere ed incassi previsti
- situazione debiti e scadenze pagamenti
- un report su entrate e uscite di cassa nel breve/medio periodo
La reportistica ha un unico importante obbiettivo “fornire le informazioni corrette, nei tempi corretti, ai destinatari corretti”.
E’ fondamentale quindi che i dati di partenza siano corretti, se non si è certi dei dati il primo passo è certificarne la veridicità con un controllo sullo storico.
5. Budget
L’importanza della redazione di un Budget finanziario mensilizzato sembra non essere ancora percepita.
Ogni azienda dovrebbe strutturare un budget finanziario annuale diviso almeno in trimestri, meglio ancora se mensile.
Per la sua redazione tutti i responsabili dei vari reparti dovrebbero essere coinvolti per la parte di competenza.
Il responsabile amministrativo ha la funzione di collector dei vari budget di reparto e dell’assemblaggio del budget finale nel quale saranno riportati:
- budget delle vendite: derivante da una previsione rispetto al mercato, area, clientela, andamento storico ecc.)
- budget dei costi diretti variabili e non: in linea con il budget delle vendite
- budget di tutti i costi caratteristici fissi e variabili.
Una volta assemblato il budget si passa dal piano economico a quello finanziario applicando iva, tempi di pagamento e incasso sia di acquisti e vendite sia di tutte le uscite derivanti da piani di finanziamento, fitti, leasing ecc.
Con la redazione del budget si chiude il ciclo della procedura da attivare per impostare una corretta gestione finanziaria.
Ma l’impegno più importante è quello richiesto nel produrre e verificare costantemente la reportistica. Solo il monitoraggio costante dei report mensili a consuntivo confrontati con il budget potrà dirci se stiamo effettivamente raggiungendo il “to be” obbiettivo.
